Bengkalis, 27 November 2025 – Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis menyelenggarakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat internal kampus berupa “Sosialisasi Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi Program Studi di Jurusan Teknik Informatika”. Kegiatan ini ditujukan kepada seluruh dosen dan tenaga kependidikan Jurusan Teknik Informatika sebagai bagian dari upaya penguatan tata kelola, peningkatan mutu, dan percepatan proses persiapan akreditasi program studi.
Kegiatan pengabdian ini diketuai oleh Supria, M.Kom dengan anggota tim Afis Julianto, M.Kom, Depandi Enda, M.Kom, dan Ayu Rahmadhani, S.Kom. Tim pelaksana berkolaborasi dalam menyiapkan materi, merancang alur sistem, serta menyusun panduan praktis penggunaan sistem manajemen dokumen yang terintegrasi dengan kebutuhan akreditasi program studi di Jurusan Teknik Informatika.
Pada sesi pembukaan, Ketua kegiatan menyampaikan bahwa tantangan utama dalam proses akreditasi selama ini adalah pengelolaan dokumen yang belum sepenuhnya terdigitalisasi dan terstruktur. Banyak dokumen pendukung akreditasi yang tersebar di berbagai perangkat atau folder, sehingga menyulitkan proses pencarian, pemutakhiran, dan sinkronisasi data. Melalui sistem manajemen dokumen akreditasi ini, dokumen diharapkan dapat tersimpan secara terpusat, terdokumentasi dengan baik, dan mudah diakses saat diperlukan.
Kegiatan sosialisasi kemudian dilanjutkan dengan pemaparan konsep dan fitur utama sistem. Peserta diperkenalkan pada tampilan antarmuka sistem, mekanisme login dan pengaturan hak akses, pengelompokan dokumen berdasarkan standar dan kriteria akreditasi, serta alur unggah (upload) dan pembaruan dokumen. Tim juga menjelaskan cara pemberian penamaan dokumen yang baku, pengarsipan berdasarkan tahun dan siklus akreditasi, serta pemanfaatan fitur pencarian untuk mempercepat penelusuran bukti fisik saat penyusunan borang.
Setelah sesi materi, kegiatan berlanjut ke sesi demo dan praktik langsung. Dosen dan tenaga kependidikan Jurusan Teknik Informatika Bengkalis berkesempatan mencoba langsung mengunggah dokumen, mengelompokkan file sesuai standar, serta mensimulasikan penyusunan dokumen pendukung untuk satu kriteria akreditasi. Pada sesi ini, tim pelaksana mendampingi peserta satu per satu, menjawab pertanyaan teknis, dan memberikan tips agar pengelolaan dokumen lebih rapi, konsisten, dan mudah diaudit.
Diskusi dan tanya jawab berjalan interaktif. Beberapa peserta menyampaikan kendala yang selama ini dihadapi, seperti sulitnya menemukan versi terbaru dokumen, tumpang tindih file antar dosen penanggung jawab, serta kurangnya keseragaman format bukti. Menanggapi hal tersebut, tim pelaksana menekankan pentingnya komitmen bersama untuk menggunakan sistem ini secara konsisten, menetapkan penanggung jawab tiap standar, serta melakukan pembaruan dokumen secara berkala agar data selalu mutakhir.
Di akhir kegiatan, Ketua tim menegaskan bahwa penerapan sistem manajemen dokumen akreditasi ini bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan penilaian lembaga akreditasi, tetapi juga menjadi bagian dari budaya mutu di Jurusan Teknik Informatika. Dengan pengelolaan dokumen yang tertib, transparan, dan terdigitalisasi, proses akreditasi diharapkan menjadi lebih efisien, mengurangi beban administratif, serta memberikan ruang lebih besar bagi dosen dan tenaga kependidikan untuk fokus pada peningkatan kualitas pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui kegiatan pengabdian ini, Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis menunjukkan komitmennya untuk terus berbenah dan beradaptasi dengan tuntutan akreditasi yang kian dinamis. Ke depan, sistem manajemen dokumen akreditasi ini direncanakan akan terus dikembangkan, baik dari sisi fitur maupun integrasi dengan sistem lain di tingkat jurusan maupun institusi, sehingga mampu menjadi fondasi kuat dalam mendukung pencapaian mutu program studi yang berkelanjutan
